استراتيجيات التحكم في الوقت معظم الناس لديهم صعوبة في التحكم في الوقت ، و لديه شعور بالضغط المستمر بسبب المهام المتعددة و الأعمال التي تنتظره ، و يحس أن الوقت لا يكفي لإنجاز جميع المهام ، وبهذا يزيد توتره و قلقه ذا كنت ترغب في التحكم في الوقت ، فعليك تعلم بعض المهارات المعينة و الاستراتيجيات التي تمكنك من إدارة وقتك بطريقة صحيحة و الوصول إلى التوازن الذي تبحث عنه

تحديد الأولويات بطريقة محكمة 

 لكي تنظم وقتك يجب عليك تحديد الأولويات حسب الأهمية ، و يتم ذلك بوضع قائمة لجميع المهام التي تريد إنجازها في اليوم و الأسبوع و الشهر و هكذا ….

ثم تصنيفها إلى قسمين ، قسم المهام الأولية و قسم للمهام الثانوية ، و هذه الأخيرة

يمكنك تأجيلها إلى وقت آخر و التركيز على الأعمال المهمة في البداية ، و بهذه الطريقة تستطيع إنجاز العديد من الأعمال في الوقت المناسب و عدم الشعور بالقلق والارتباك .

الإبتعاد عن المشتتات المختلفة :

لا شك أن هناك العديد من المشتتات في وقتنا الحالي و التي من شأنها تضييع وقتك بكل كبير و إبعادك عن الإنجاز و العمل المتواصل .

و من أهم هذه المشتتات الاستعمال المفرط للإنترنت و مختلف وسائل التواصل الاجتماعي 

بالإضافة إلى الدردشة مع الأهل و الأصدقاء بصفة مستمرة و مبالغ فيها 

و هناك العديد من التصرفات الأخرى التي تبعدك عن العمل و تتسبب في تضييع وقتك بشكل كبير.

لهذا وجب الإنتباه لهذه المشتتات .

الراحة من حين لآخر :

لكي تستطيع التحكم في الوقت ، عليك أخذ قسط من الراحة من حين لآخر .

لأن ذلك مهم جدا بالنسبة لك و يجعلك تستأنف العمل بجد ونشاط أكثر ، في جسمك و عقلك بحاجة للراحة في فترات معينة.

و هذا يعينك بدوره على تنظيم وقتك و التحكم فيه بشكل جيد .

الإبتعاد عن التسويف :

إذا أردت التحكم في الوقت بشكل جيد وعدم تضييع الوقت ، فلا بد لك من الإبتعاد عن التسويف و التأجيل و جميع أنواع المماطلة التي من شأنها إبعادك عن الأعمال المهمة التي عليك إنجازها و التركيز على الأمور الثانوية .

فكلما قمت بمهامك في الوقت المناسب و كنت حازما وصارما في ذلك ، كلما أنجزت أكثر و كلما تحكمت في وقتك بشكل كبير .

المحافظة على روتينك اليومي :

هناك من يعتقد أن المحافظة على الروتين اليومي أمر سلبي و يؤدي للملل والقلق .

ولكن في الواقع نجد أن المحافظة على روتينك اليومي بطريقة إيجابية

هو وسيلة جيدة لتنظيم وقتك و التحكم فيه و استغلاله بالطريقة المثلى ، فعندما

تختار وقتا معينا للاستيقاظ من النوم و وقت لتناول الطعام و وقت آخر لمشاهدة الأخبار و مواقع التواصل و غيرها من النشاطات.

فهذا يعتبر تنظيما لوقتك على مدار اليوم و و في مواعيد محددة و هذا يساعدك في التحكم في الوقت .

الاستيقاظ مبكرا :

إذا أردت استغلال وقتك أحسن استغلال و إكمال جميع مهامك ، فلا بد من استيقاظك باكرا .

لأن ذلك يساعدك في النجاح في التحكم في وقتك بشكل كبير

10 خطوات لتقوم بتنظيم الوقت كما يجب

والآن بعد أن حددت وفهمت أهمية تنظيم وادارة الوقت كما يجب، سوف تتعرف على النصائح المفيدة التي تساعدك في ذلك.

الفهرس

1- ضع خطة وهدف معين2- ضع قائمة بالأعمال والمهام اليومية3- اعمل على منح الأولوية لما هو مهم وعاجل بالفعل4- ليكن لديك تقويم5- قم بعمل واحد في كل مرة6- تجنب التقاعس7- نظم مكان عملك8- قم ببعض الاستراحات9- تجنب الأمور التي تجعلك تشتت انتباهك10- أدرك تماماً اللحظة التي يجب عليك أن تقول “لا”

1- ضع خطة وهدف معين

لكي تتمكن بالفعل من تحسين تنظيم الوقت أنت بحاجة إلى وضع هدف واضح يمكن الوصول إليه.

بغض النظر عن التفكير في تحسين الوقت وأن تكون أكثر إنتاجية في الأعمال الشخصية والمهنية، يجب أن تعلم أن يكون لديك هدف واضح يساعدك بالفعل على تنظيم كل ما تحتاج إليه.

وهذا يحدث لأنه عندما تضع هدفاً تتمكن بالفعل من التفكير في طرق لتنظيم وقتك أكثر وكذلك أعمالك للوصول إلى هذا الهدف.

لهذا السبب، حاول أن تضع أهدافاً على المدى القصير، المتوسط والطويل. بهذا يمكنك وضع الاستراتيجية المفيدة للوصول إلى هذه الأهداف، من خلال تركيزك على فترات زمنية محددة مسبقاً للوصول إلى إتمام كل مهمة من المهام.

من الشائع جداً أن تضع أهدافاً قد لا تكون قابلة للتحقيق، عندما تقوم بذلك، ربما تشعر بالتعب أو الإحباط من العمل وأن تكون إنتاجياً في كل لحظة من وقتك.

2- ضع قائمة بالأعمال والمهام اليومية

بعد أن تحدد الأهداف، يمكنك البدء بالتفكير في الأعمال والإجراءات التي يجب عليك القيام بها للوصول إلى تلك الأهداف.

على سبيل المثال:

إذا كان لديك بزنس اونلاين، وتريد جذب جمهوراً أكبر لصفحة المبيعات لديك، يمكنك التفكير في الأعمال والإجراءات التالية:

• تحسين موقعك على الويب
• إنشاء مدونة
• كتابة محتويات هامة من أجل الجمهور
• إنشاء المزيد من المنشورات وطباعتها على وسائل التواصل
• إنشاء فيديوهات على قناتك في يوتيوب وغيرها من الاستراتيجيات

بعد التفكير في كل ما يجب عليك القيام به للوصول إلى أهدافك، ضع هذه الأعمال على الورق.

من المهم جداً ان يكون لديك وثيقة أو مخطط يتضمن كل ما يجب عليك القيام به. هذا سيساعدك على عدم نسيانك لكل ما يجب عليك القيام به.

3- اعمل على منح الأولوية لما هو مهم وعاجل بالفعل

من خلال وجود قائمة من الأعمال والمهام في متناول اليد، يكون الوقت قد حان للقيام بما هو عاجل ومهم، واتخاذ القرار بالأعمال والأمور التي يمكن تأجيلها.

فكر في الأعمال الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافك، وضعها حيز التنفيذ قبل المهام الأخرى.

لهذا عندما يكون لديك كل شيء مكتوب، يصبح أسهل بكثير عليك أن تفهم ما هو المهم، وما عليك أن تتركه لما بعد.

ولكن يجب عليك أن تلتزم الحذر لكي لا تعمل على تأجيل الأعمال والأنشطة كثيراً. إذا كنت تريد ترك كل شيء إلى وقت لاحق، ولم تضع ترتيباً معيناً أو جدولاً زمنياً بما يجب عليك القيام به، وتضع تاريخاً لبداية ونهاية كل إجراء، سوف ينتهي بك المطاف لعدم تحقيق أي شيء.

لهذا السبب، حتى لو كانت لديك وظيفة كبيرة جداً، لا تنسَ أن تضعها حيز التنفيذ في وقت من الأوقات من يومك، وعن هذا بالذات سوف نتحدث الآن.

4- ليكن لديك تقويم

أن يكون لديك تقويم أو رزنامة للتواريخ في بداية ونهاية كل عمل أو إجراء من الإجراءات هو أمر يساعد كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت كما يجب. في كل مرة تضع فيها فترات زمنية، فإنك ترسل أوامر للدماغ بشكل طبيعي ولا شعوري بحيث يتنبه إلى أن لديه أمر هام يجب إتمامه في فترة من الفترات.

من خلال ذلك، وحتى لو لديك أولويات للمهام المستعجلة والمهمة، لن تنسى بذلك أبداً المهام والأعمال الأخرى التي يجب عليك القيام بها فيما بعد.

نصيحتنا لك هي أن تستخدم فترات الصباح من يوم الأحد مثلاً لتخطط أسبوعك كما هو، بهذا تفكر في التخطيط فقط للمستقبل القريب، الأمر الذي يمكن أن يساعدك كثيراً على إدارة وقتك بأفضل صورة ممكنة.

بالطبع هناك بعض المهام والأعمال التي تتطلب الوقت وربما سيكون من الممكن تنفيذها بعد شهر أو أكثر، لكن إذا عرفت على الأقل بأنها موجودة في مواعيدك، وتضعها في تقويم أو رزنامة، فعندما تقترب من تاريخ التسليم، سوف تعلم تماماً أنه يجب عليك التحرك الآن.

5- قم بعمل واحد في كل مرة

لا ينفع أبداً أن تنظم مهامك وأعمالك بالترتيب حسب الأهمية، تبرمج ذلك في التقويم، إذا كنت ستقوم بكل شيء دفعة واحدة.

كما ذكرنا في بداية هذا المقال، نعلم أنه ربما سيكون لديك الكثير من الأعمال أو المهام لتقوم بها في اليوم، لكن، إذا حاولت القيام بكل شيء دفعة واحدة، لن تتمكن من إتمام أي نشاط من الأنشطة، وستصل إلى المنتصف في كل عمل أو إجراء أو ستتعب كثيراً ذهنياً وجسدياً.

ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تركّز على مهمة واحدة في كل مرة، وتضع كل طاقاتك بها، وبهذا تلاحظ أنه ستتمكن من إتمام كل شيء في الوقت المحدد الذي وضعته مسبقاً وستتمكن من إنجاز مهام أخرى بطريقة أكثر تكاملاً.

مع الوقت، سوف تلاحظ أن التنظيم والتركيز على نشاط أو عمل واحد يساعدك على إدارة وتنظيم الوقت بشكل أفضل.

6- تجنب التقاعس

إلى جانب أهمية أن تقوم بعمل واحد في كل مرة، إلا أنه من المهم أيضاً ألا تدع الأعمال تتأجل إلى أوقات لاحقة في حال كان بإمكانك القيام بها الآن.

هناك خطأ شائع جداً لدى الناس، وهو أنه لا يمكنهم أن يقوموا بإدارة جيدة للوقت ويقعون في شباك التقاعس. التمديد في الأعمال كثيراً يجعلك لا تركّز على المهام والوظائف التي يجب عليك القيام بها.

ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تفكر في الأعمال والنصائح هنا بالمجمل و مع بعض، عندما تضع فترات زمنية لتسليم بعض المهام، حتى في أوقات وتواريخ مختلفة، فإنك تبقى في حالة عمل دائم ولا تعتقد أنه لا يتوجب عليك القيام بأي شيء.

إذا كان لديك وقت اليوم للبدء بعمل ما والذي يجب تسليمه بعد أسبوعين، لمَ لا تبدأ به اليوم، وفيما بعد سيكون لديك الوقت أكثر لتقوم بأعمال وأنشطة أخرى والاستعداد جيداً لبعض الأمور غير المتوقعة التي قد تواجهك؟

7- نظم مكان عملك

أن يكون لديك مناخ عمل جيد ومنظم يساعدك كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت، وهذا لأنه في مكان عام منظم، لن تضيع الوقت وأنت تبحث عن أمر ما يجب القيام به.

ولهذا السبب، حتى لو كنت سيد عملك الشخصي، يجب أن يكون لديك حيز مخصص لممارسة الاعمال والمهام يتعلق بالبزنس.

في هذا المناخ أو الوسط، ضع كل ما تحتاج إليه على مدار اليوم، مثل الحاسوب، الهاتف، دفتر لتدوين الملاحظات، الأقلام، وإذا كان ذلك ممكناً، ضع بجانبك فنجاناً من القهوة أو قارورة ماء.

8- قم ببعض الاستراحات

حتى مع وجود الكثير من الأعمال والانشطة التي يجب عليك إتمامها، من المهم جداً أن تفهم أنك تحتاج أيضاً للوقت لترتاح.

نعلم أن الكثير من الناس، خصوصاً عندما يكون لديهم الكثير من الأعمال والمهام، يفكرون في أنه من الضروري العمل من دون توقف طوال الوقت. لكن هذا هو مؤشر كبير على أنك لا تقوم بالإدارة الصحيحة لوقتك.

بالإضافة لذلك، لا يمكننا اعتبار ذلك أمراً انتاجياً، حيث أن شخصاً يجري بجسد وعقل متعبين لا يمكنه أبداً إنتاج الكثير من الأمور.

ولهذا السبب أنه يتوجب عليك إجراء استراحات أثناء المهام ولا يجب عليك أن تنسى أن تنام جيداً في كل يوم.

هناك تقنية تُستخدم بكثرة في هذا المجال من قبل العديد من العاملين، وهي تقنية بومودورو، لاستخدام مثل هذه التقنية، تحتاج فقط إلى وجود مؤشر، ويمكن أن يكون هاتفك الخليوي ذاته.

هذا يمكن أن يكون طريقة جيدة جداً لتنظيم وقتك بشكل أفضل، ولتتمتع بالمزيد من الإنتاجية. تذكّر أن تقوم بتحديد كل مرحلة من هذه المراحل على أنها قد تمت، واستخدم نصائحنا هنا معاً ولا تبدأ بعمل أو إجراء آخر دفعة واحدة. انتظر إتمام العمل قبل البدء بالآخر.

9- تجنب الأمور التي تجعلك تشتت انتباهك

هذه النصيحة مهمة جداً وخصوصاً لمَن يعمل من البيت. فمن السهل جداً أن تخلط بين أوقات العمل و أوقات تأدية المهام المنزلية الأخرى.

بالإضافة لذلك، هناك أيضاً بعض مصادر التسلية التي قد تنتزع منك انتباهك، مثل التلفاز، الأولاد، الأقارب، الأصدقاء، وحتى الحيوانات الأليفة التي يمكن أن تلهيك و تجعلك تتوقف عن ممارسة أعمالك التي خططت لها في يوم من الأيام.

الإنترنت أيضاً هي عامل يمكن أن يسبب ضياع الوقت، وحيث يبدو هذا الترفيه مستمراً، سواء على شكل وسائل التواصل الاجتماعي، الفيديوهات واليوتيوب وحتى المقالات والمواقع على الويب.

إذاَ حاول أن تتجنب ترك حساباتك على وسائل التواصل نشطة طوال الوقت بينما تعمل اونلاين، وعندما تكون في المنزل، حاول أن تنبه جميع مَن معك في البيت أنك تعمل الآن، بهذا لا يقاطعك أي شخص أثناء تأدية عمل أو نشاط هام

10- أدرك تماماً اللحظة التي يجب عليك أن تقول “لا”

من المهم جداً ان تعرف متى تقول “لا” لبعض الأعمال أو الأنشطة التي تعتبرها غير ضرورية.

على سبيل المثال:

لنفترض أنك تعمل مع أشخاص آخرين وعندها يأتي أحد الناس ويريد أن يعقد معك اجتماعاً للتحدث عن موضوع معين والذي تعتقد أنه يمكن حل ذلك بمجرد إرسال ايميل، إذا كان ذلك حالك، اقترح عليك أن يرسل لك المعلومات التفصيلية بالإيميل، ووضح له أن الأمر لا يستدعي عقد اجتماع! هذا في الحقيقة نوع من أنواع إدارة وتنظيم الوقت !!

عندها ستلاحظ أن يومك سيساعدك على إنجاز الكثير من الأعمال عندما تبدأ بالقول لا لبعض الأنشطة والأعمال التي لا تعتبر إلزامية في تلك اللحظة.

في حال كنت المسؤول عن عملك الخاص، ولديك الناس ليعملوا معك، تتعلم إسناد المهام إليهم. لن تحتاج إلى القيام بكل شيء بمفردك، من المهم أن تعثر على عاملين جيدين لتعمل معهم.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، إن أفضل طريقة لتكون إنتاجياً وتعمل بكفاءة عالية هي أن تتعلم إدارة وتنظيم الوقت وتتحول إلى شخص يكسب الكثير بكل دقيقة من الوقت.

ما رأيك؟ هل لديك تساؤلات أو تعليقات حول الموضوع؟ يمكنك التحاور معنا عبر مساحة التعليقات أسفل المقال.

في الختام، نترك لك مقالاً يتحدث عن طريقة تنظيم حياتك.

كل التوفيق لك وإلى اللقاء في منشور آخر وتدوينة أخرى

عتبر ادارة الوقت من المفاتيح الاساسية لتحقيق النجاح، وهي شيء مشترك بين جميع الناجحين في شتى المجالات كالاعمال والتعليم ومجالات الحياة الاخرى

تتوفر هذه المقالة باللغة الانجليزية ان كنت تحب القرأة باللغة الانجليزية! اضغط هنا للذهاب للمقال الانجليزي

كمعتز الياس جورج الهواش وبعد ان اتخذت القرار في الاستمرار في رحلتي عن طريق الحصول على شهادة الماجستيرفي علم النفس في جامعة ليفربو جون مووريس.

في هذه المقال سأنشر معكم بعض خطوات التي أعطيت لي من قبل يونيكاف في الكورس التحضيري لمساعدتي على ادارة الوقت. وبما اني قد كنت من الاشخاص الغير منتظمين في ادارة الوقت كما اني قد قمت ببحث عادل حول هذا الموضوع في الماضي. سأقوم بنشر هذه االخطوات لمساعدتك في ادارة وتنظيم وقتك. لتضمن النجاح في حياتك

تعتبر ادارة الوقت من المفاتيح الاساسية لتحقيق النجاح، وهي شيء مشترك بين جميع الناجحين في شتى المجالات كالاعمال والتعليم ومجالات الحياة الاخرى

لما هي في تلك الاهمية؟

1. تجعلك تعمل او تدرس بكفائة وفاعلية اكبر
2. تجعلك منتجًا او اكثر انتاجية
3. تجعلك خاليا من الاجهاد النفسي

ما يلي؛ 6 نصائح من شأنها أن تساعدك على أداء عملك وإنجاز واجباتك فيما يتعلق بالتعليم والعمل والأسرة والأصدقاء. بالإضافة إلى الاستمتاع ببقية وقتك للبقاء على اتصال مع محيطك.

1- ضع اهدافًا

الأهداف هي ما يتحكم في مهمتك ، لتحقيق الرؤية التي لديك. والتي قد تبدو بسيطة للغاية للوهلة الأولى! على الرغم من أن الأمر ليس بهذه البساطة. يجب أن تكون هذه الأهداف لتكون فعالة أهدافًا ذكية(SMART). ومن خلال SMART نشير إلى:

Specific (simple, sensible, significant).

محدد (بسيط ، معقول ، مهم).

Measurable (meaningful, motivating).

قابلة للقياس (ذات مغزى وتحفيز).

Achievable (agreed, attainable).

قابل للتحقيق (متفق عليه ، قابل للتحقيق).

Relevant (reasonable, realistic, and resourced, results-based).

ذات صلة (معقولة ، وواقعية ، ومزودة بالموارد ، وقائمة على النتائج).

Time-bound (time-based, time-limited, time/cost limited, timely, time-sensitive).

محدد بوقت (مستند إلى الوقت ، محدود الوقت ، الوقت / التكلفة المحدودة ، في الوقت المناسب ، حساس للوقت).

انقر هنا إذا كنت بحاجة إلى إرشادات قائمة مرجعية تساعدك في تحديد أهداف SMART الخاصة بك

2- حدد الاولويات بحكمة

ضع قائمة بالمهام لتحقيق كل هدف ، ولا تنس ذكر المهام الفرعية. من الأفضل أن يتم إدراجهم كقائمة مراجعة (checklist) يتم تحديدها بإشارة صح بمجرد إنجازها وإكمالها أو دائرة مثلا عند تخطيها. سيساعدك هذا في قياس الاهداف الSMART الخاصة بك.

بعد تحديد هذه المهام الفردية / المهام الفرعية. ثم من الضروري الآن تحديد أولويات هذه المهام

3- خطط للأمام

اعمل بذكاء وليس بجهد.

إن الشعور بالضياع دون وجود أرضية صلبة لبدء يومك ، دون أن يكون لديك فكرة واحدة عما عليك القيام به هو أحد أسوأ الأشياء لبدء يومك الجديد. امنح نفسك 5 - 10 دقائق للتخطيط ليومك مسبقًا. من المثير للدهشة أن الأمر أكثر كفاءة من الانطلاق إلى العمل (ما لم يكن مخططًا له مسبقًا من ذاك اليوم ، او قبل أسبوع مثلاً).

سيساعدك هذا على التركيز على إنجاز مهمة واحدة في كل مرة بدلاً من إضاعة وقتك وطاقتك في القفز من مهمة إلى أخرى.

نصيحة: استخدم الملاحظات اللاصقة (stickynotes) للتخطيط لمهامك لهذا اليوم.

4- التخلص من المشتتات

حاول قدر المستطاع أن تتجنب المقاطعات والتشتت إذا كان هناك شخص ما يقاطعك أثناء قيامك بمهمتك الحالية. حتى تلك الانقطاعات الذاتية (الشخصية) ، مثل الاهتمام بهاتفك المحمول ، ومشاركات منشورات وسائل التواصل الاجتماعي ، والإشعارات ، او حتى السلوك الجنسي والاستمناء. تعد هذه في أعلى قائمة الانقطاعات التي تسبب الإدمان والتي نتمتع بها وقد تجعلك تتراجع عن تحقيق الأهداف التي حددتها.

5- تتبع وقتك

من أكثر الطرق فعالية لتطوير مهاراتك و تعزيز قدراتك هو أن تعرف بالضبط كم من الوقت يستغرق لإنجاز مهمة معينة. أو عدد المهام التي يمكنك إنجازها في اليوم العادي.مع الأخذ في عين الاعتبار عدم تشابه المهام، والتي هي حتمًا لا تنتمي إلى نفس الفئة ، ولا تنتمي إلى نفس معيار العمل. يرجى مراعاة تحديث مهامك (الخطوة الثانية) بطرق أكثر فاعلية لتناسب مهامك وأولوياتها بالإضافة إلى الوقت المقدر و الصريح لإنجاز تلك المهمات.

سيساعدك هذا في التفكير في منحنى التطور الخاص بك عند القيام بمهمة متكررة خلال رحلة تحقيق الهدف. وبالطبع ، لا تنس أن تكون عادلاً مع نفسك بما يكفي للبدء في التخلص من المشتتات التي لم تسمح لك بتحقيق المهمة كما قدّرت وقتها مسبقًا.

6- خذ وقتًا لنفسك

أن تكون متحمسًا وشغوفًا بما تفعله ، هو أمر مهم للغاية عند تحقيق هدفك سواء كان مرتبطًا بالعمل اوالتعليم او تلك الأهداف الشخصية.

حاول أن تمنح نفسك بعض وقت الفراغ لتقوم بالأشياء التي تحبها ، كتناول طعامك المفضل مثلاً، أو القيام برحلة ، إتصل بصديق أو قريب ، أو كن مع عائلتك أو أحبائك ، وتواصل مع منظور أعلى لذاتك من خلال التأمل أو الصلاة أو أي وسيلة أخرى من شأنها أن تساعدك على تحقيق ذلك. اخيرا وليس اخرا. لا تنسى الاستمتاع بالإلهاءات والمقاطعات التي حاولت القضاء عليها في النقطة الرابعة.

أخيرًا ، آمل أن تكون هذه المقالة مفيدة بما يكفي لكي تبدأ في تحديد وقتك كعنصر مهم جدًا في حياتك له تدفق أحادي الاتجاه وتحتاج إلى امتلاك قوة خارقة للتحكم الكامل في تدفقه. على الرغم من ذلك ، يمكنك منح هذه النقاط بعض الوقت وتصفحها خطوة بخطوة. وبدأ العمل به

(نمط حياة صحي)